Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных определяет порядок обработки и защиты персональных данных, осуществляемой Индивидуальным предпринимателем Есиповым Денисом Николаевичем.

1.2. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области персональных данных, а также с учетом характера деятельности автосервиса.

1.3. Политика размещается в свободном доступе на сайте Оператора по адресу: https://caring-service.com/legal/privacy/.

1.4. Политика применяется к обработке персональных данных:

• клиентов — физических лиц;
• представителей клиентов;
• водителей;
• собственников и пользователей автомобилей;
• представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• контактных лиц B2B-клиентов;
• пользователей сайта;
• лиц, направляющих заявки, обращения, претензии и гарантийные обращения;
• иных лиц, чьи персональные данные обрабатываются Оператором в связи с деятельностью автосервиса.

1.5. Настоящая Политика не заменяет отдельные согласия на обработку персональных данных, если в конкретной ситуации обработка осуществляется на основании согласия субъекта персональных данных.

1.6. Если для обработки требуется согласие субъекта персональных данных, такое согласие оформляется отдельно от иных документов и информации, которые подтверждает или подписывает субъект персональных данных.

2. Оператор персональных данных

Оператор: Индивидуальный предприниматель Есипов Денис НиколаевичИНН: 713201516156ОГРНИП: 310715405600298Адрес регистрации: 301475, Россия, Тульская обл., Плавский р-н, п. Октябрьский, ул. Центральная, д. 21, кв. 1Почтовый адрес: 300012, г. Тула, ул. Циолковского, д. 56Сайт: https://caring-service.comТелефон клиентской службы: +7 (920) 272-72-97E-mail для общих обращений: service@caring-service.comE-mail для юридически значимых сообщений и претензий: legal@caring-service.comE-mail для гарантийных обращений: warranty@caring-service.comE-mail для B2B-заявок: b2b@caring-service.comЭДО: Диадок, идентификатор участника ЭДО 2BM-713201516156-20130410085839382161400000000

2.1. По вопросам обработки персональных данных субъект персональных данных может обратиться к Оператору по e-mail: legal@caring-service.com либо по почтовому адресу Оператора.

3. Основные термины

3.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу.

3.2. Субъект персональных данных — физическое лицо, к которому относятся персональные данные.

3.3. Оператор — лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и/или осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав персональных данных и действия с персональными данными.

3.4. Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

3.5. Сайт — интернет-сайт Оператора, размещенный по адресу https://caring-service.com, включая его страницы, формы заявок, формы обратной связи и страницы юридических документов.

3.6. Автомобиль / ТС — транспортное средство, в отношении которого Оператор оказывает услуги, выполняет работы, оформляет документы, принимает обращения или осуществляет фото- и видеофиксацию.

4. Принципы обработки персональных данных

4.1. Оператор обрабатывает персональные данные на законной и справедливой основе.

4.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

4.3. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора.

4.4. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в несовместимых целях.

4.5. Обрабатываются только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

4.6. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки.

4.7. Оператор принимает разумные меры по обеспечению точности, достаточности и актуальности персональных данных.

4.8. Хранение персональных данных осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения не установлен законом, договором или иным правовым основанием.

5. Категории субъектов персональных данных

Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов:

5.1. Физические лица — клиенты автосервиса: лица, заказывающие диагностику, техническое обслуживание, ремонт, установку запасных частей, расходных материалов и технических жидкостей.

5.2. Собственники, владельцы, пользователи и водители автомобилей: лица, передающие автомобиль, получающие автомобиль, управляющие автомобилем или взаимодействующие с Оператором по заказу.

5.3. Представители клиентов: лица, действующие от имени физического лица, юридического лица или индивидуального предпринимателя.

5.4. Работники, водители, курьеры, менеджеры, контактные лица B2B-клиентов: лица, данные которых передаются Оператору юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями для исполнения заказов.

5.5. Пользователи сайта: лица, посещающие сайт, отправляющие формы, заявки, обращения, гарантийные обращения или иные сообщения через сайт.

5.6. Заявители по претензиям и гарантийным обращениям: лица, направляющие жалобы, претензии, обращения по качеству работ, документы, фото- и видеоматериалы.

5.7. Контрагенты и их представители: лица, участвующие в заключении и исполнении договоров с Оператором.

6. Категории обрабатываемых персональных данных

6.1. Оператор может обрабатывать следующие персональные данные:

• фамилия, имя, отчество;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• почтовый адрес;
• адрес регистрации или проживания, если он необходим для оформления документов, претензий или юридически значимых сообщений;
• данные документа, удостоверяющего личность, если они необходимы для оформления договора, доверенности, выдачи автомобиля, претензионной работы или соблюдения закона;
• сведения о праве владения, пользования или распоряжения автомобилем;
• сведения о представителе и его полномочиях;
• должность, место работы, роль в организации B2B-клиента;
• данные доверенности;
• сведения об автомобиле: марка, модель, год, VIN, государственный регистрационный номер, пробег, комплектация, сведения о неисправностях, ремонте, материалах, диагностике и техническом состоянии;
• фото- и видеоматериалы автомобиля, его состояния, пробега, комплектности, видимых повреждений, процесса приемки, ремонта, выдачи и хранения;
• изображения лиц, если они попадают в зону фото- или видеофиксации на территории автосервиса или в материалах обращения;
• сведения из переписки, звонков, сообщений, заявок, гарантийных обращений, претензий;
• сведения об оплате, заказах, счетах, актах, УПД, кассовых чеках и иных документах;
• IP-адрес, cookie, user-agent, дата и время посещения сайта, действия на сайте, источник перехода, UTM-метки, технические данные устройства и браузера;
• иные данные, необходимые для целей, указанных в настоящей Политике.

6.2. Оператор не ставит целью обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой или национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, если такие данные не предоставлены субъектом самостоятельно и не требуются для конкретного законного обращения.

6.3. Оператор не ставит целью обработку биометрических персональных данных для идентификации личности. Фото- и видеоматериалы используются для фиксации автомобиля, состояния имущества, качества работ, доказательств по заказам и безопасности, а не для биометрической идентификации, если иное не будет прямо оформлено в соответствии с законом.

7. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные для следующих целей:

7.1. Заключение, исполнение, изменение и прекращение договоров с клиентами.

7.2. Оформление заявок, заказ-нарядов, смет, счетов, актов, УПД, кассовых чеков, приемо-сдаточных актов, актов выдачи, гарантийных документов и иных документов по заказу.

7.3. Прием автомобиля, фиксация состояния автомобиля, комплектности, пробега, уровня топлива, видимых повреждений, материалов клиента и особенностей автомобиля.

7.4. Выполнение диагностики, технического обслуживания, ремонта, установки запасных частей, расходных материалов и технических жидкостей.

7.5. Связь с клиентом, представителем, водителем, контактным лицом по вопросам записи, ремонта, согласования работ, оплаты, выдачи автомобиля, гарантийных обращений и претензий.

7.6. Согласование дополнительных работ, смет, сроков, материалов и технических решений.

7.7. Организация ЭДО, обмен документами, подписание и получение юридически значимых документов.

7.8. Обработка платежей, оформление расчетных и закрывающих документов.

7.9. Рассмотрение гарантийных обращений, претензий, жалоб, заявлений, запросов и иных обращений.

7.10. Защита прав и законных интересов Оператора, клиентов и третьих лиц, включая фиксацию доказательств, досудебную и судебную работу.

7.11. Обеспечение сохранности имущества, контроля качества, безопасности на территории автосервиса, предотвращения спорных ситуаций и расследования инцидентов.

7.12. Передача данных субподрядчикам, эвакуаторам, стоянкам, экспертам, юристам, операторам ЭДО, CRM-сервисам, платежным сервисам, поставщикам и иным лицам в объеме, необходимом для исполнения заказов и защиты прав сторон.

7.13. Обработка обращений через сайт, формы записи, формы обратной связи и формы гарантийных обращений.

7.14. Аналитика работы сайта, повышение удобства использования сайта, обеспечение безопасности сайта и техническая поддержка.

7.15. Направление информационных и рекламных сообщений — только при наличии отдельного согласия субъекта персональных данных, если такое согласие требуется законом.

7.16. Выполнение требований законодательства РФ, включая требования о бухгалтерском, налоговом, кассовом, претензионном, судебном, потребительском и ином обязательном документообороте.

8. Правовые основания обработки персональных данных

8.1. Оператор обрабатывает персональные данные на следующих правовых основаниях:

• согласие субъекта персональных данных;
• обработка, необходимая для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных;
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством РФ;
• осуществление прав и законных интересов Оператора, клиентов и третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
• осуществление правосудия, исполнение судебного акта, акта иного органа или должностного лица, если применимо;
• иные основания, предусмотренные законодательством РФ.

8.2. Для B2B-клиентов, передающих данные своих работников, водителей, представителей и контактных лиц, Клиент обязан иметь законное основание для передачи таких данных Оператору и уведомить соответствующих лиц о передаче данных для исполнения заказов.

8.3. Если для обработки требуется согласие субъекта персональных данных, Оператор получает такое согласие отдельно от иных документов и информации, подтверждаемых или подписываемых субъектом.

8.4. Согласие на рекламные и информационные рассылки оформляется отдельно и не является обязательным условием оформления заказа на ремонт или обслуживание автомобиля.

9. Действия с персональными данными

9.1. Оператор может совершать с персональными данными следующие действия:

• сбор;
• запись;
• систематизация;
• накопление;
• хранение;
• уточнение, обновление, изменение;
• извлечение;
• использование;
• передача, предоставление, доступ;
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение;
• иные действия, необходимые для целей обработки.

9.2. Обработка персональных данных может осуществляться как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

10. Источники получения персональных данных

10.1. Оператор получает персональные данные:

• от самого субъекта персональных данных;
• от представителя субъекта;
• от юридического лица или ИП — B2B-клиента, передающего данные работников, водителей и представителей;
• из документов, переданных при оформлении заказа;
• из заявок, форм сайта, сообщений, переписки, звонков;
• из ЭДО, CRM, платежных систем, кассовых систем;
• из фото- и видеоматериалов, созданных при приемке, ремонте, хранении и выдаче автомобиля;
• из документов и материалов, полученных от субподрядчиков, экспертов, эвакуаторов, стоянок, поставщиков, юристов и государственных органов в рамках законных целей обработки.

11. Передача персональных данных третьим лицам

11.1. Оператор вправе передавать персональные данные третьим лицам в объеме, необходимом для целей обработки, указанным в настоящей Политике.

11.2. Получателями персональных данных могут быть:

• операторы ЭДО;
• CRM-сервисы и сервисы автоматизации;
• хостинг-провайдеры и администраторы сайта;
• платежные сервисы, банки, операторы фискальных данных, кассовые сервисы;
• субподрядчики, привлеченные к выполнению отдельных работ;
• поставщики запасных частей, расходных материалов и технических жидкостей;
• эвакуаторы, стоянки, мойки, экспертные организации;
• юридические консультанты, представители, адвокаты, суды, нотариусы;
• страховые организации, если это необходимо для урегулирования конкретного случая;
• государственные органы и должностные лица в случаях, предусмотренных законом;
• иные лица, если передача необходима для исполнения договора, защиты прав сторон или выполнения требований закона.

11.3. Оператор передает третьим лицам только тот объем персональных данных, который необходим для соответствующей цели.

11.4. Третьи лица, которым передаются персональные данные, обязаны обеспечивать их конфиденциальность и безопасность в соответствии с законом и договорными обязательствами, если такие обязательства применимы.

11.5. Персональные данные не продаются третьим лицам.

12. Трансграничная передача персональных данных

12.1. Оператор не ставит целью трансграничную передачу персональных данных.

12.2. Если в связи с использованием отдельных интернет-сервисов, аналитики, мессенджеров, почтовых сервисов, облачных сервисов или иных технических инструментов может возникнуть трансграничная передача персональных данных, такая передача осуществляется только при наличии правового основания и с соблюдением требований законодательства РФ.

12.3. До начала трансграничной передачи, если она требуется, Оператор выполняет необходимые действия, предусмотренные законодательством РФ.

13. Обработка cookie и технических данных сайта

13.1. Сайт может использовать cookie и аналогичные технологии.

13.2. Cookie могут использоваться для:

• корректной работы сайта;
• запоминания пользовательских настроек;
• анализа посещаемости;
• улучшения удобства сайта;
• защиты сайта от злоупотреблений;
• оценки эффективности рекламы и источников перехода, если такие инструменты подключены.

13.3. Пользователь может ограничить или запретить использование cookie в настройках браузера. Ограничение cookie может повлиять на корректность работы отдельных функций сайта.

13.4. Если на сайте используются аналитические, рекламные или иные сторонние cookie, Оператор размещает на сайте соответствующее уведомление и, при необходимости, получает согласие пользователя.

14. Фото- и видеофиксация автомобиля и работ

14.1. Оператор вправе осуществлять фото- и видеофиксацию автомобиля, его состояния, пробега, комплектности, видимых повреждений, процесса приемки, диагностики, ремонта, перемещения, хранения и выдачи.

14.2. Фото- и видеоматериалы используются для:

• исполнения договора;
• фиксации состояния автомобиля;
• контроля качества;
• подтверждения объема работ;
• предотвращения и рассмотрения спорных ситуаций;
• рассмотрения претензий и гарантийных обращений;
• защиты прав и законных интересов Оператора, клиентов и третьих лиц.

14.3. Фото- и видеоматериалы автомобиля не используются в рекламе с идентификацией субъекта персональных данных, государственного номера, VIN или лица клиента без отдельного правового основания.

14.4. Если на фото или видео попадают работники, водители, представители или иные лица, такие материалы обрабатываются только в пределах целей, указанных в настоящей Политике, и с учетом требований законодательства РФ.

15. Видеонаблюдение на территории автосервиса

15.1. На территории автосервиса может осуществляться видеонаблюдение в целях обеспечения безопасности, сохранности имущества, контроля качества, предотвращения спорных ситуаций и защиты прав сторон.

15.2. Информация о видеонаблюдении размещается на территории автосервиса в видимых местах.

15.3. Видеозаписи используются только для законных целей и не распространяются публично без правового основания.

15.4. Срок хранения видеозаписей определяется техническими возможностями системы видеонаблюдения, целями обработки и необходимостью сохранения записи для рассмотрения инцидента, претензии, гарантийного обращения, спора или выполнения требований закона.

16. Сроки обработки и хранения персональных данных

16.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством РФ, договором, согласием субъекта или необходимостью защиты прав Оператора.

16.2. Документы по заказам, актам, счетам, УПД, кассовым операциям, претензиям, гарантийным обращениям и спорам хранятся в сроки, необходимые для исполнения закона, бухгалтерского и налогового учета, защиты прав сторон, рассмотрения претензий и судебной защиты.

16.3. Переписка, электронные согласования, фото- и видеоматериалы по заказу могут храниться в течение срока гарантийных обязательств, срока исковой давности и иного срока, необходимого для защиты прав Оператора, клиента или третьих лиц.

16.4. Персональные данные, обрабатываемые на основании согласия, обрабатываются до достижения цели обработки, истечения срока согласия, отзыва согласия или наступления иных оснований прекращения обработки, если иное не предусмотрено законом.

16.5. После достижения целей обработки или утраты правовых оснований персональные данные подлежат удалению, уничтожению или обезличиванию, если иное не предусмотрено законом.

17. Права субъекта персональных данных

17.1. Субъект персональных данных вправе:

• получать информацию об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных, если обработка осуществляется на основании согласия;
• возражать против обработки персональных данных в случаях, предусмотренных законом;
• требовать прекращения обработки персональных данных в случаях, предусмотренных законом;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;
• реализовывать иные права, предусмотренные законодательством РФ.

17.2. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществленной до отзыва согласия.

17.3. После отзыва согласия Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта при наличии иных правовых оснований, предусмотренных законодательством РФ.

18. Порядок обращения субъекта персональных данных

18.1. Для реализации своих прав субъект персональных данных может направить обращение Оператору:

• по e-mail: legal@caring-service.com;
• почтовым отправлением по адресу: 300012, г. Тула, ул. Циолковского, д. 56;
• лично по адресу приема автомобилей, если прием обращения возможен в рабочее время;
• через ЭДО, если субъект или представитель использует ЭДО и такой способ применим.

18.2. В обращении рекомендуется указать:

• ФИО субъекта персональных данных;
• контактные данные для ответа;
• суть требования;
• сведения, позволяющие Оператору идентифицировать обращение и обработку данных: номер заказа, автомобиль, дата обращения, e-mail, телефон, иной идентификатор;
• документ, подтверждающий полномочия представителя, если обращение направляет представитель.

18.3. Оператор вправе запросить дополнительные сведения, необходимые для идентификации субъекта персональных данных и предотвращения неправомерного раскрытия персональных данных третьему лицу.

18.4. Оператор рассматривает обращения субъектов персональных данных в сроки, установленные законодательством РФ.

19. Конфиденциальность и меры защиты персональных данных

19.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

19.2. К таким мерам могут относиться:

• ограничение доступа к персональным данным;
• использование паролей и учетных записей;
• разграничение прав доступа сотрудников и привлеченных лиц;
• использование ЭДО и учетных систем с разграничением доступа;
• резервное копирование, если применимо;
• антивирусная защита и обновление программного обеспечения, если применимо;
• хранение бумажных документов в местах с ограниченным доступом;
• контроль доступа к фото- и видеоматериалам;
• обучение работников и привлеченных лиц правилам обработки персональных данных;
• заключение договоров и соглашений с лицами, получающими доступ к персональным данным, если это необходимо.

19.3. Оператор не раскрывает персональные данные третьим лицам без правового основания.

20. Персональные данные представителей B2B-клиентов

20.1. Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель передает Оператору персональные данные работников, водителей, представителей, контактных лиц или иных физических лиц, такой клиент подтверждает наличие правового основания для передачи данных Оператору.

20.2. B2B-клиент обязан уведомить соответствующих лиц о передаче их персональных данных Оператору для целей оформления заявок, выполнения работ, связи, ЭДО, выдачи автомобиля, гарантийного обслуживания, претензионной работы и защиты прав сторон.

20.3. Если для передачи или обработки персональных данных требуется согласие соответствующего физического лица, B2B-клиент обязан получить такое согласие самостоятельно, если иное не согласовано с Оператором.

20.4. Оператор обрабатывает персональные данные представителей B2B-клиентов только в объеме, необходимом для целей взаимодействия с таким клиентом и исполнения заказов.

21. Обработка персональных данных несовершеннолетних

21.1. Оператор не ориентирует сайт и услуги на самостоятельную обработку персональных данных несовершеннолетних.

21.2. Если персональные данные несовершеннолетнего необходимы в связи с оформлением документов, обращением законного представителя, имущественным спором, ДТП, страховым случаем или иной законной целью, такие данные обрабатываются в минимально необходимом объеме и при наличии правового основания.

22. Рекламные и информационные сообщения

22.1. Оператор может направлять рекламные и информационные сообщения только при наличии отдельного согласия субъекта персональных данных, если такое согласие требуется законом.

22.2. Согласие на рекламные и информационные сообщения не является обязательным условием оформления заявки, заключения договора, ремонта, обслуживания автомобиля или рассмотрения гарантийного обращения.

22.3. Субъект персональных данных вправе отказаться от получения рекламных и информационных сообщений способом, указанным в сообщении, либо путем обращения к Оператору.

23. Актуализация, изменение и удаление персональных данных

23.1. Субъект персональных данных вправе сообщить Оператору об изменении своих персональных данных.

23.2. Оператор вправе уточнять персональные данные, если имеются основания считать их неполными, неточными или устаревшими.

23.3. Удаление персональных данных осуществляется после достижения целей обработки, отзыва согласия, истечения сроков хранения или наступления иных оснований, если сохранение данных не требуется по закону, договору, для исполнения обязательств или защиты прав Оператора.

24. Изменение Политики

24.1. Оператор вправе изменять настоящую Политику.

24.2. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте Оператора, если иной срок не указан в новой редакции.

24.3. Актуальная редакция Политики всегда размещается по адресу: https://caring-service.com/legal/privacy/.

24.4. Предыдущие редакции Политики могут храниться в архиве документов Оператора.

25. Заключительные положения

25.1. Настоящая Политика применяется к персональным данным, полученным Оператором как до, так и после размещения Политики, в части, не противоречащей законодательству РФ и ранее предоставленным согласиям.

25.2. Если отдельные положения настоящей Политики противоречат обязательным требованиям законодательства РФ, применяются обязательные требования законодательства РФ.

25.3. По вопросам, не урегулированным настоящей Политикой, Оператор руководствуется законодательством Российской Федерации.